Factura Proforma: Qué es, para qué sirve y cuándo usarla

En el día a día del autónomo, a menudo surgen confusiones con los documentos. «Mándame una proforma para que me aprueben el pago», te dice el cliente. Y tú dudas: ¿Hago una factura normal? ¿Un presupuesto? ¿Tiene validez legal?

La Factura Proforma es un híbrido extraño. No es una factura real, pero se le parece mucho. En este artículo te explicamos cómo usarla correctamente para cerrar ventas sin meterte en líos contables.

¿Qué es una Factura Proforma?

Es un borrador de factura. Es un documento informativo que detalla los detalles de una futura operación comercial. Sirve para decirle al cliente: «Si me compras esto, esta será la factura que te emitiré».

Diferencias clave con la Factura Ordinaria:

• Sin valor fiscal: No se declara a Hacienda. No lleva IVA a liquidar (aún). No tiene validez contable.
• Numeración: No debe seguir la serie numerica de tus facturas reales. De hecho, no debería llevar numeración oficial para evitar confusiones.
• Título: Debe indicar claramente «PROFORMA» en el encabezado.

¿Cuándo usarla?

Es muy útil en operaciones internacionales (para aduanas), para solicitar subvenciones o créditos (el banco pide proforma del bien a comprar) o cuando el cliente necesita un documento formal para aprobar el pago interno antes de recibir el servicio.

Wifactu: De Proforma a Factura en 1 clic

El peligro de las proformas en Word es que luego se te olvida emitir la factura real, o duplicas datos. En Wifactu, creas la Proforma, se la envías al cliente y, cuando te da el OK o te paga, pulsas «Convertir a Factura».

El sistema genera la factura legal definitiva automáticamente. Así mantienes tu contabilidad limpia y tus ventas ágiles.